!Preguntas y respuestas sobre actas de Asamblea de Accionistas¡

¿Por qué las debemos hacer?

Ayuda en el cumplimiento de las obligaciones legales, tanto en la realización de la asamblea mínima anual, como a tomar las decisiones en la forma que establece la ley, evitando así que estas se tomen las decisiones sin los requisitos legales y por ende sean inválidas. De esta forma cumplimos con las formalidades del registro mercantil.

¿Qué es una asamblea de accionistas?

La asamblea de accionistas es el máximo órgano de administración de la sociedad, a través de ella los accionistas toman las decisiones más importantes tales como, la creación de una junta directiva la definición de quienes van a ser sus miembros, se nombra el representante legal, se aprueban estados financieros y se aprueba la gestión del gerente.

¿Es obligatorio realizar asamblea de accionistas?

Por ley existe la obligación de realizar como mínimo una asamblea de accionista ordinaria dentro del primer trimestre del año, es una obligación que tienen todas las sociedades en Colombia.

¿Qué tipo de reuniones de asambleas de accionistas existen?

Existen 2 tipos de reuniones, Ordinaria: la cual es la reunión obligatoria que debe realizarse como mínimo una vez al año dentro del primer trimestre y reuniones extraordinarias, las cuales pueden hacerse en cualquier momento que se requiera a lo largo del año, no existe un número mínimo ni máximo de este tipo de reuniones.

¿Cómo se documentan las reuniones de la asamblea de accionistas?

Las reuniones de la asamblea, ya sean ordinarias o extraordinarias, se deben asentar o documentar en un libro denominado libro de acta de asamblea de accionistas, el cual es un libro registrado ante la Cámara de Comercio, en el se van documentando a lo largo de la existencia de la sociedad, las diferentes reuniones de asamblea que se van realizando.

¿Qué se hace en una asamblea?

En una asamblea se reúnen los accionistas actuales de la sociedad y estos revisan y aprueban los estados financieros de la sociedad, el informe de gestión de la administración, toman decisiones sobre si reparten o no utilidades, eligen los miembros de la junta directiva de existir (recuerda que en las SAS no es obligatoria la existencia de esta).

¿Cuál es su importancia?

La importancia de estas es que los accionistas de la sociedad se enteran del desarrollo y ejecución de la misma, tienen la posibilidad de participar en la toma de decisiones y conocen el estado actual y real de esta. Adicionalmente la importancia de realizarlas corresponde al cumplimiento legal de tomar las decisiones a través de los órganos establecidos por la ley.

¿Qué pasa si no se hacen?

Si no se realiza, por lo menos la asamblea ordinaria, estamos faltando con una obligación legal que tienen las sociedades en Colombia, y es muy posible que se estén tomando decisiones, adquiriendo obligaciones sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, los estatutos o incluso en los acuerdos de socios.

¿Cuál es la función del secretario en las asambleas?

La función del secretario en la asamblea es documentar todo lo que pasa en ella y su responsabilidad es la realización del acta en la que constarán las decisiones tomadas en la reunión, estas actas deben cumplir los requisitos legales establecidos en la ley.

¿Y si no puedo asistir a la asamblea que puedo hacer?

Si no puedo asistir a la asamblea, puedo realizar un poder a favor de otro de los socios o a favor de otra persona que asista a la reunión en representación del accionista. Este poder es un documento simple que no requiere presentación personal en notaria.

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